【文件档案管理制度.docx】为规范公司文件档案管理，提升文档使用效率与安全性，确保各类文件资料的完整性、系统性与可追溯性，特制定本文件档案管理制度。该制度适用于公司内部所有部门及员工在日常工作中形成的各类文件、资料、记录等的归档、保管、调阅和销毁工作。
一、制度目的
1. 统一文件档案管理标准，提高信息管理水平；
2. 明确文件归档流程，确保资料有序存放；
3. 规范文件调阅与借阅行为，保障信息安全；
4. 建立文件生命周期管理制度，实现有效利用与合理处置。
二、适用范围
本制度适用于公司各部门在业务活动中产生的以下文件资料：
| 文件类型 | 说明 |
| 公文类 | 上级单位下发的文件、通知、通报等 |
| 业务类 | 合同、协议、项目计划、技术方案等 |
| 行政类 | 会议纪要、人事档案、财务报表等 |
| 技术类 | 设计图纸、技术文档、操作手册等 |
| 其他类 | 档案资料、电子文档、照片、音视频等 |
三、管理职责
| 职责部门 | 主要职责 |
| 办公室 | 负责统筹文件档案管理工作，制定相关制度，监督执行情况 |
| 各部门 | 负责本部门文件资料的收集、整理、归档与日常管理 |
| 档案管理员 | 负责文件的接收、分类、编号、存档及借阅登记工作 |
| 保密部门 | 对涉密文件进行安全管理与监控 |
四、文件归档流程
1. 收集整理：各部门应及时将业务过程中形成的文件资料进行分类整理；
2. 初步审核：由部门负责人对文件内容进行初步审核，确认其真实性和完整性；
3. 编号登记：档案管理员对文件进行统一编号并登记入册；
4. 归档保存：按类别和时间顺序将文件归入相应档案柜或电子存储系统；
5. 更新维护：定期检查档案状态，及时更新或补充缺失资料。
五、文件调阅与借阅
1. 员工因工作需要调阅文件，需填写《文件调阅申请表》并经部门负责人审批；
2. 涉及机密或敏感信息的文件，须经保密部门批准后方可调阅；
3. 借阅文件应按时归还，逾期未还者将予以通报处理；
4. 借阅人不得擅自复制、修改或损毁文件内容。
六、文件销毁管理
1. 文件到期或无保存价值时，由相关部门提出销毁申请；
2. 销毁前需填写《文件销毁申请表》，经主管领导审批；
3. 涉及重要数据或机密信息的文件，应采用专业销毁方式（如碎纸、数据清除等）；
4. 销毁过程需有专人监督，并做好销毁记录。
七、附则
1. 本制度自发布之日起施行，由办公室负责解释；
2. 各部门可根据实际情况制定实施细则，但不得与本制度相冲突；
3. 本制度将根据公司发展和管理需要适时修订。
附件：
- 《文件调阅申请表》
- 《文件销毁申请表》
- 《档案目录清单》
通过严格执行本制度，公司将实现文件档案管理的规范化、制度化和信息化，为企业的长期发展提供坚实的信息保障。
