提高Gmail效率的七种方法

处理电子邮件并不是打发时间最有趣的方式，这就是为什么我们大多数人都希望尽快查看收件箱——多年来，Gmail不断添加越来越多的功能来帮助实现这一目标。

尝试一下这些技巧，看看它们是否有助于减少您在 Gmail 中花费的时间。从使电子邮件更具可作性到让您更好地了解您必须处理的消息，您应该会发现其中至少有一些很有用。

将电子邮件转换为任务

Google Tasks 内置于 Gmail 网页版中，通过右侧边栏，您只需点击一下即可打开或隐藏。如果您需要快速将电子邮件转换为任务，作非常简单：打开一封电子邮件，或在列表中选择一封或多封电子邮件，点击顶部的“添加到任务”按钮(看起来像一个圆圈内的复选标记)。

电子邮件会添加到您最近使用的 Google Tasks 列表中(如果需要，您会注意到有一个电子邮件任务列表)。如果尚未打开，则会出现 Google Tasks 侧栏，使您可以更改新任务的详细信息，并根据需要添加时间和日期。Gmail 中的电子邮件链接也嵌入在任务中。

从那里开始，新条目就像一个普通任务一样 — 您可以为其添加星标、将其标记为已完成、在列表之间移动它以及添加子任务。这是一种记住您确实需要处理的电子邮件的有用方法。

标记重要电子邮件

Gmail 会尽力根据各种信号确定哪些电子邮件最重要。然后，这些信息将用于决定哪些电子邮件出现在默认视图的“优先级”选项卡中，它还可以帮助处理移动设备上的通知，因为您可以关闭有关不太重要的邮件的提醒。

为了帮助 Gmail 算法，您可以点击电子邮件标题旁边的重要性标记，将其标记为重要或不重要 - 它是一个小箭头形状，可能已经用电影 阴影表示重要性(如果它已经用电影 阴影表示，请将鼠标悬停在它上面以查看为什么电子邮件被标记为重要)。

随着时间的推移，像这样手动标记电子邮件意味着 Gmail 能够更好地确定哪些电子邮件是最高优先级的，这意味着您不必花太多时间筛选那些不需要太多关注的消息。

在屏幕上显示更多聊天

将其归类为“简单但有效”：点击 Gmail 界面右上角的齿轮图标，然后点击“查看所有设置”，然后打开“常规”选项卡。在“最大页面大小”旁边，您可以更改屏幕上一次显示的对话数，从 10 个更改为 100 个。

哪个范围最适合您取决于您​​是愿意一次关注几封电子邮件还是查看必须处理的更全面的概述，但增加或减少数量会对您的 Gmail 工作效率产生很大影响。

增加撤消发送时间

Gmail 的“撤消发送”功能是电子邮件客户端最有用的功能之一，它可让您避免发送带有缺失附件和明显拼写错误的邮件，更不用说，它还能让您避免犯下更严重的错误。对于我们的目的而言，最重要的是，它意味着您不必经常重发或跟进电子邮件。

除了默认的五秒钟(这时间并不长)，您还可以给自己一些时间来取回电子邮件。点击右上角的齿轮图标，然后点击查看所有设置。在常规选项卡下，在撤消发送旁边，将计时器一直调到 30 秒——让您有整整半分钟的时间来检索发送的消息。

获取有关旧电子邮件的提醒

目前，我们的应用和设备很难摆脱人工智能，但 Gmail 多年来一直在我们的收件箱中使用基本人工智能。这项技术的使用方式之一是识别需要跟进的电子邮件，谷歌称之为“催促”。

您可以通过点击齿轮图标(右上角)打开(或关闭)此功能，然后点击查看所有设置，然后点击常规标题。在提醒旁边，您可以让可能需要追踪的收发邮件引起您的注意——这些邮件将重新出现在收件箱顶部，旁边有建议。

开启自动前进

这是可以带来巨大影响的小变化之一：如果您点击齿轮图标(右上角)，然后点击“查看所有设置” ，您会在“高级”选项卡下找到“自动前进”功能。启用此功能后，当您删除、存档或静音您正在进行的对话时，您将被带到当前视图中的下一条或上一条消息，而不是主对话列表。

这意味着您可以更快地处理一连串的电子邮件。要设置是否自动向前或向后推进时间，请在设置屏幕上的常规选项卡下找到自动推进。

在标签之间拖动电子邮件

现在你可能已经非常熟悉 Gmail 默认视图中显示的标签，点击齿轮图标(右上角)，然后选择默认下的自定义，即可自定义这些标签。例如，你可以获得一个主要标签，用于显示最重要的电子邮件，以及一个社交标签，用于显示与社交网络相关的电子邮件。

您可能不知道的是，您可以在这些选项卡之间拖动电子邮件：只需单击并按住一封电子邮件，然后将其拖动到选项卡标题即可。这不仅可以改进 Gmail 的算法(确定哪些电子邮件发送到哪里)，还会提示您是否希望在将来将相同的排序规则应用于来自此发件人的电子邮件。