【询证函怎么写】在企业财务往来中，询证函是一种常见的沟通工具，主要用于向客户或供应商确认账务信息、往来款项、合同履行情况等。正确的询证函不仅能提高工作效率，还能减少因信息不对称带来的纠纷。以下是对“询证函怎么写”的总结与示例说明。
一、询证函的基本结构
一份标准的询证函通常包括以下几个部分：
| 项目 | 内容说明 |
| 标题 | 明确注明“询证函”或“往来函”等字样 |
| 收件人信息 | 包括对方单位名称、地址、联系人等 |
| 发件人信息 | 包括本单位名称、地址、联系人等 |
| 正文内容 | 说明询证目的、需要确认的具体事项 |
| 附件（如有） | 如相关合同、发票、对账单等 |
| 回复方式 | 明确回复时间、方式及联系人 |
| 签章 | 单位盖章及负责人签字 |
二、询证函写作要点
1. 语言简洁明了：避免使用复杂句式，确保对方能快速理解。
2. 信息准确无误：核对金额、日期、合同编号等关键数据。
3. 明确回复要求：如需对方在指定时间内回复，并提供联系方式。
4. 语气礼貌专业：保持正式但不失尊重的语气。
5. 附上相关资料：有助于对方更快核实信息，提升效率。
三、询证函范文示例
询证函
致：XX公司
地址：XX省XX市XX区XX路XX号
联系人：张经理
尊敬的张经理：
您好！
我司现就贵我双方于2024年3月签订的《XX采购合同》（合同编号：HT20240301）进行账务核对，现特此发函，请贵司协助确认以下事项：
1. 合同总金额为人民币10万元整（¥100,000.00）；
2. 我司已于2024年6月支付8万元，剩余2万元尚未支付；
3. 贵司是否已收到全部货物并验收合格。
请贵司于2024年7月10日前将确认结果书面回复我司，或通过电子邮件发送至：xxx@company.com。
感谢贵司的支持与配合！
此致
敬礼！
发件单位： XX有限公司
地址： XX省XX市XX区XX路XX号
联系人： 李经理
联系电话： 138-XXXX-XXXX
日期： 2024年7月1日
（单位盖章）
负责人签字：_________
四、常见问题解答
| 问题 | 回答 |
| 询证函是否必须加盖公章？ | 是的，一般情况下应加盖单位公章以增强法律效力。 |
| 询证函可以电子形式发送吗？ | 可以，但建议同时保留纸质版本作为备份。 |
| 询证函多久有效？ | 一般为15-30天，具体根据双方约定而定。 |
| 如果对方未回复怎么办？ | 可以再次发函提醒，必要时可通过法律途径解决。 |
通过以上内容，我们可以清晰地了解“询证函怎么写”，并在实际工作中灵活运用。合理撰写询证函，不仅有助于提升财务工作的规范性，也能增强企业间的信任与合作。
